MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. Principios generales y postulados.
Open Automation S.A.S. garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, la imagen, con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia. Quien en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo actividades, comerciales, sean estas permanentes u ocasionales puede suministrar cualquier tipo de información o dato personal a Open Automation S.A.S. y en la cual esta actúe como encargada del tratamiento o responsable del tratamiento podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.
Open Automation S.A.S. garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, la imagen, con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia. Quien en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo actividades, comerciales, sean estas permanentes u ocasionales puede suministrar cualquier tipo de información o dato personal a Open Automation S.A.S. y en la cual esta actúe como encargada del tratamiento o responsable del tratamiento podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.
2. Marco legal
- Constitución Política, artículo 15.
- Ley 1266 de 2008
- Ley 1581 de 2012
- Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013
- Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011
- Decreto único 1074 de 2015
- Circular externa No 02 del 3 de noviembre de 2015
- Constitución Política, artículo 15.
- Ley 1266 de 2008
- Ley 1581 de 2012
- Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013
- Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011
- Decreto único 1074 de 2015
- Circular externa No 02 del 3 de noviembre de 2015
3. Definiciones
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato privado: Es un dato personal que por su naturaleza intima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere autorización expresa
Dato semiprivado: Son datos que no tienen naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a un grupo de personas o a la sociedad en general
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato privado: Es un dato personal que por su naturaleza intima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere autorización expresa
Dato semiprivado: Son datos que no tienen naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a un grupo de personas o a la sociedad en general
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. Principios específicos
Open Automation S.A.S. aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
- Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
- Principio de libertad: El, uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por Open Automation S.A.S. estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Open Automation S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
- Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de Open Automation S.A.S., será de medio.
- Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por Open Automation S.A.S., será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
- Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
Open Automation S.A.S. aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
- Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
- Principio de libertad: El, uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por Open Automation S.A.S. estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Open Automation S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
- Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de Open Automation S.A.S., será de medio.
- Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por Open Automation S.A.S., será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
- Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
5. Autorización del titular:
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
5.1 Casos en que no se requiere la autorización:
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Para obtener la autorización del titular se deberá seguir las siguientes instrucciones:
Antes de que la persona autorice es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:
- El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
- El carácter facultativo de las respuestas a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre Datos Sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes.
- Los derechos que le asisten como Titular previstos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y que se encuentran descritos en el Sección 10 de este manual.
- La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de Open Automation S.A.S.
La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dicha(s) conducta(s) debe(n) ser muy clara(s) de manera que no admita(n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el Tratamiento y las finalidades del mismo. En ningún caso el silencio del Titular podrá considerarse como una conducta inequívoca.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Para obtener la autorización del titular se deberá seguir las siguientes instrucciones:
Antes de que la persona autorice es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:
- El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
- El carácter facultativo de las respuestas a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre Datos Sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes.
- Los derechos que le asisten como Titular previstos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y que se encuentran descritos en el Sección 10 de este manual.
- La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de Open Automation S.A.S.
La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dicha(s) conducta(s) debe(n) ser muy clara(s) de manera que no admita(n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el Tratamiento y las finalidades del mismo. En ningún caso el silencio del Titular podrá considerarse como una conducta inequívoca.
5.2 Dato sensible:
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
5.2.1 Tratamiento de datos sensibles:
Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:
El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles: Cuando se trate de la recolección de datos Sensibles se cumplirá con los siguientes requisitos: - La autorización debe ser explícita.
- Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha autorización.
- Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son Sensibles y la finalidad del mismo.
Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:
- La autorización debe ser explícita.
- Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha autorización.
- Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son Sensibles y la finalidad del mismo.
5.3 Autorización para el tratamiento de los niños, niñas y adolescentes.
En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, se deberá cumplir estrictamente con los siguientes requisitos:
- La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar a los niños, niñas y adolescentes. El representante de los niños, niñas y adolescentes deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los niños, niñas y adolescentes para entender el asunto.
- Se debe informar que es facultativo responder a las preguntas sobre Datos de los niños, niñas y adolescentes.
- El Tratamiento debe respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales. Se debe informar explícita y previa al Titular cuáles de los Datos que serán objeto de tratamiento son Sensibles y la finalidad de los mismos.
En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, se deberá cumplir estrictamente con los siguientes requisitos:
- La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar a los niños, niñas y adolescentes. El representante de los niños, niñas y adolescentes deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los niños, niñas y adolescentes para entender el asunto.
- Se debe informar que es facultativo responder a las preguntas sobre Datos de los niños, niñas y adolescentes.
- El Tratamiento debe respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales. Se debe informar explícita y previa al Titular cuáles de los Datos que serán objeto de tratamiento son Sensibles y la finalidad de los mismos.
5.4 Clasificación y tratamiento especial de ciertos datos personales.
Las personas obligadas al cumplimiento de este manual deben identificar los Datos Sensibles y de los niños, niñas y adolescentes que eventualmente recolecten o almacenen con miras a:
- Implementar responsabilidades reforzadas en el tratamiento de estos datos que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y deberes.
- Incrementar los niveles de seguridad de esa información.
- Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal no autorizado de Open Automation S.A.S., y de terceros.
- Tener siempre presente los requisitos legales y de este manual para su recolección.
Las personas obligadas al cumplimiento de este manual deben identificar los Datos Sensibles y de los niños, niñas y adolescentes que eventualmente recolecten o almacenen con miras a:
- Implementar responsabilidades reforzadas en el tratamiento de estos datos que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y deberes.
- Incrementar los niveles de seguridad de esa información.
- Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal no autorizado de Open Automation S.A.S., y de terceros.
- Tener siempre presente los requisitos legales y de este manual para su recolección.
6. Deberes de Open Automation S.A.S. como responsable del Tratamiento de Datos Personales.
Open Automation S.A.S., cuando actúe como Responsables del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados.
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Open Automation S.A.S., cuando actúe como Responsables del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados.
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
7. Tratamientos de los datos personales y la finalidad del mismo.
Open Automation S.A.S., tratará de manera leal y lícita los datos personales para cumplir los fines relacionados con su objeto social y en especial:
a) Información del Recurso Humano:
Tratamiento de datos antes de la relación contractual: La compañía tratará los datos personales de sus empleados, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios.
Tratamiento antes de la relación laboral. Open Automation S.A.S. informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.
Open Automation S.A.S., una vez agote el proceso de selección, informará el resultado negativo a las personas no seleccionadas. La información obtenida por Open Automation S.A.S. respecto de quienes no fueron seleccionados, resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información.
Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en Open Automation S.A.S. serán almacenados en la carpeta personal.
Tratamiento de datos durante la relación contractual. Open Automation S.A.S. almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física solo será accedida y tratada con la finalidad de administrar la relación contractual entre Open Automation S.A.S. y el empleado.
El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en Open Automation S.A.S..
Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual.
Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, Open Automation S.A.S. procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles.
Open Automation S.A.S., en este archivo almacenará por el tiempo que las leyes para este fin establezcan los datos personales de todos sus ex-empleados. Este archivo tendrá como finalidad:
- Servir como base para la expedición de los certificados laborales de que trata el Artículo 57, numeral 7o del Código Sustantivo de Trabajo a solicitud de sus ex–empleados o sus causahabientes.
- Servir de base para el otorgamiento de referencias laborales a potenciales empleadores del ex -empleado, cuando éste así lo autorice al momento de su desvinculación de Open Automation S.A.S.,
- La información almacenada en estos archivos podrá ser estudiada, analizada y utilizada por Open Automation S.A.S., para el fin de considerar al ex-empleado en los procesos de contratación de personal que lleve a cabo.
b) Información de los Accionistas:
Tratamiento de datos personales de Accionistas: Los datos e información personal de las personas físicas que llegaren a tener la condición de accionista de Open Automation S.A.S., se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal.
En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme las normas contenidas en el Código de Comercio que regulan la materia.
Open Automation S.A.S. solo usará los datos personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente.
c) Información del Cliente:
Tratamiento de datos personales de Clientes: Open Automation S.A.S. podrá realizar el tratamiento de información personal acerca de sus clientes, solo para los propósitos de prestar sus servicios. La información personal de los clientes puede ser compartida internamente con el propósito de determinar el cumplimiento de los procedimientos aplicables, políticas internas de Open Automation S.A.S., o en revisiones de calidad. De igual manera la información recaudada tendrá como fin el verificar el cumplimiento de requerimientos regulatorios, con fines de calidad y financieros. Open Automation S.A.S., podrá también realizar el tratamiento de información personal sobre sus clientes actuales o futuros o con aquellos con los cuales haya terminado su relación contractual, con el objeto de enviarles información comercial o en cumplimiento de las leyes que regulan el mantenimiento de esta información por temas contables, legales y/o extracontractuales.
d) Información de contratistas o proveedores con quienes se tengan relaciones comerciales.
Tratamiento de datos personales de Proveedores y Contratistas: Open Automation S.A.S., llevará a cabo el Tratamiento de información personal de sus contratistas o proveedores o de personas con quienes tengan una relación comercial con el fin de cumplir con las obligaciones adquiridas en virtud de la relación correspondiente. O con el fin de evaluar la viabilidad financiera, jurídica y comercial de una eventual relación comercial. Open Automation S.A.S. recolectará de sus proveedores y contratistas los datos personales de los empleados de éste, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba conocer, analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor. Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por Open Automation S.A.S., tendrá como única finalidad verificar la idoneidad moral, competencia de los empleados y/o con el fin de establecer un contacto continuo durante el vínculo comercial, por tanto, una vez cumplidos estos requisitos, Open Automation S.A.S. podrá prescindir del uso de tal información. salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.
e) Open Automation S.A.S., podrá también tratar los Datos Personales para los siguientes fines:
- Adelantar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), y efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios prestados por Open Automation S.A.S.
- Suministrar y/o obtener información de contacto pertinentes a cualquier tercero con el cual Open Automation S.A.S., posea un vínculo contractual de cualquier índole.
- Conocer la información del Titular del Dato que repose en centrales de información crediticia como, entre otros, CIFIN, DATACREDITO o en operadores de bancos de datos de información financiera, crediticia y comercial a que se refiere la ley 1266 de 2008 para los fines indicados en dicha ley y sus normas reglamentarias o modificatorias.
Open Automation S.A.S., en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales conforme la clasificación de los datos personales, implementará las medidas de seguridad aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
f) Información contenida en videos de seguridad.
Open Automation S.A.S. capta imágenes dentro de sus instalaciones físicas con el fin de brindar seguridad y mantener el control de acceso a instalaciones, estas filmaciones serán conservadas por el tiempo que la empresa ha estimado necesario sin ser excesivo, cumplido el mismo se procede a reformatear los discos en donde se almacena la información.
Open Automation S.A.S., tratará de manera leal y lícita los datos personales para cumplir los fines relacionados con su objeto social y en especial:
a) Información del Recurso Humano:
Tratamiento de datos antes de la relación contractual: La compañía tratará los datos personales de sus empleados, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios.
Tratamiento antes de la relación laboral. Open Automation S.A.S. informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.
Open Automation S.A.S., una vez agote el proceso de selección, informará el resultado negativo a las personas no seleccionadas. La información obtenida por Open Automation S.A.S. respecto de quienes no fueron seleccionados, resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información.
Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en Open Automation S.A.S. serán almacenados en la carpeta personal.
Tratamiento de datos durante la relación contractual. Open Automation S.A.S. almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física solo será accedida y tratada con la finalidad de administrar la relación contractual entre Open Automation S.A.S. y el empleado.
El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en Open Automation S.A.S..
Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual.
Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, Open Automation S.A.S. procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles.
Open Automation S.A.S., en este archivo almacenará por el tiempo que las leyes para este fin establezcan los datos personales de todos sus ex-empleados. Este archivo tendrá como finalidad:
- Servir como base para la expedición de los certificados laborales de que trata el Artículo 57, numeral 7o del Código Sustantivo de Trabajo a solicitud de sus ex–empleados o sus causahabientes.
- Servir de base para el otorgamiento de referencias laborales a potenciales empleadores del ex -empleado, cuando éste así lo autorice al momento de su desvinculación de Open Automation S.A.S.,
- La información almacenada en estos archivos podrá ser estudiada, analizada y utilizada por Open Automation S.A.S., para el fin de considerar al ex-empleado en los procesos de contratación de personal que lleve a cabo.
b) Información de los Accionistas:
Tratamiento de datos personales de Accionistas: Los datos e información personal de las personas físicas que llegaren a tener la condición de accionista de Open Automation S.A.S., se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal.
En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme las normas contenidas en el Código de Comercio que regulan la materia.
Open Automation S.A.S. solo usará los datos personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente.
c) Información del Cliente:
Tratamiento de datos personales de Clientes: Open Automation S.A.S. podrá realizar el tratamiento de información personal acerca de sus clientes, solo para los propósitos de prestar sus servicios. La información personal de los clientes puede ser compartida internamente con el propósito de determinar el cumplimiento de los procedimientos aplicables, políticas internas de Open Automation S.A.S., o en revisiones de calidad. De igual manera la información recaudada tendrá como fin el verificar el cumplimiento de requerimientos regulatorios, con fines de calidad y financieros. Open Automation S.A.S., podrá también realizar el tratamiento de información personal sobre sus clientes actuales o futuros o con aquellos con los cuales haya terminado su relación contractual, con el objeto de enviarles información comercial o en cumplimiento de las leyes que regulan el mantenimiento de esta información por temas contables, legales y/o extracontractuales.
d) Información de contratistas o proveedores con quienes se tengan relaciones comerciales.
Tratamiento de datos personales de Proveedores y Contratistas: Open Automation S.A.S., llevará a cabo el Tratamiento de información personal de sus contratistas o proveedores o de personas con quienes tengan una relación comercial con el fin de cumplir con las obligaciones adquiridas en virtud de la relación correspondiente. O con el fin de evaluar la viabilidad financiera, jurídica y comercial de una eventual relación comercial. Open Automation S.A.S. recolectará de sus proveedores y contratistas los datos personales de los empleados de éste, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba conocer, analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor. Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por Open Automation S.A.S., tendrá como única finalidad verificar la idoneidad moral, competencia de los empleados y/o con el fin de establecer un contacto continuo durante el vínculo comercial, por tanto, una vez cumplidos estos requisitos, Open Automation S.A.S. podrá prescindir del uso de tal información. salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.
e) Open Automation S.A.S., podrá también tratar los Datos Personales para los siguientes fines:
- Adelantar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), y efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios prestados por Open Automation S.A.S.
- Suministrar y/o obtener información de contacto pertinentes a cualquier tercero con el cual Open Automation S.A.S., posea un vínculo contractual de cualquier índole.
- Conocer la información del Titular del Dato que repose en centrales de información crediticia como, entre otros, CIFIN, DATACREDITO o en operadores de bancos de datos de información financiera, crediticia y comercial a que se refiere la ley 1266 de 2008 para los fines indicados en dicha ley y sus normas reglamentarias o modificatorias.
Open Automation S.A.S., en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales conforme la clasificación de los datos personales, implementará las medidas de seguridad aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
f) Información contenida en videos de seguridad.
Open Automation S.A.S. capta imágenes dentro de sus instalaciones físicas con el fin de brindar seguridad y mantener el control de acceso a instalaciones, estas filmaciones serán conservadas por el tiempo que la empresa ha estimado necesario sin ser excesivo, cumplido el mismo se procede a reformatear los discos en donde se almacena la información.
8. Registro Nacional de bases de datos ante la SIC.
Open Automation S.A.S., se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos. Open Automation S.A.S., procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad y reglamentación que tiene el gobierno nacional.
Open Automation S.A.S., se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos. Open Automation S.A.S., procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad y reglamentación que tiene el gobierno nacional.
EMAILS
Open Automation S.A.S. podrá enviarle e-mails como parte de un proceso inherente al desarrollo y prestación de nuestros servicios, o bien podría Open Automation S.A.S.. Enviarle e-mails en las siguientes circunstancias:
Por temas relacionados con los contratos derivados por la ejecución de nuestro Core de negocio, por validación o confirmación de pedidos, o solicitud de servicios, por e-mails ofreciendo nuestro portafolio, por actualización de información empresarial, por recordatorios de pago.
En cada uno de los e-mails que enviemos siempre ofreceremos la posibilidad de cancelar la suscripción (opt-out) para dejar de recibir e-mails en el futuro.
Open Automation S.A.S., emplea diversas técnicas de seguridad para proteger tales datos de accesos no autorizados por visitantes del Sitio de dentro o fuera de nuestra compañía. Por ello, Open Automation S.A.S., no se hace responsable por interceptaciones ilegales o violación de sus sistemas o bases de datos por parte de personas no autorizadas. Open Automation S.A.S., tampoco se hace responsable por la indebida utilización de la información obtenida por esos medios.
Open Automation S.A.S. podrá enviarle e-mails como parte de un proceso inherente al desarrollo y prestación de nuestros servicios, o bien podría Open Automation S.A.S.. Enviarle e-mails en las siguientes circunstancias:
Por temas relacionados con los contratos derivados por la ejecución de nuestro Core de negocio, por validación o confirmación de pedidos, o solicitud de servicios, por e-mails ofreciendo nuestro portafolio, por actualización de información empresarial, por recordatorios de pago.
En cada uno de los e-mails que enviemos siempre ofreceremos la posibilidad de cancelar la suscripción (opt-out) para dejar de recibir e-mails en el futuro.
Open Automation S.A.S., emplea diversas técnicas de seguridad para proteger tales datos de accesos no autorizados por visitantes del Sitio de dentro o fuera de nuestra compañía. Por ello, Open Automation S.A.S., no se hace responsable por interceptaciones ilegales o violación de sus sistemas o bases de datos por parte de personas no autorizadas. Open Automation S.A.S., tampoco se hace responsable por la indebida utilización de la información obtenida por esos medios.
10. Aviso de privacidad:
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
10.1. Alcance y contenido del Aviso de Privacidad.
El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
- La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
- El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
- Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
- La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
- El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
- Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
11. Prerrogativas y derechos de los titulares de la información.
En atención y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
- Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a Open Automation S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento.
- A recibir información por parte de Open Automation S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Atender las quejas o reclamos realizados por el titular de la información dentro del procedimiento, claridad y tiempos de respuesta.
- Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por, infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el Responsable Del Tratamiento.
- Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
- Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
En atención y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
- Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a Open Automation S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento.
- A recibir información por parte de Open Automation S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Atender las quejas o reclamos realizados por el titular de la información dentro del procedimiento, claridad y tiempos de respuesta.
- Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por, infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el Responsable Del Tratamiento.
- Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
- Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
12. Deberes de Open Automation S.A.S. en relación con el tratamiento de los datos personales.
Open Automation S.A.S., tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
Open Automation S.A.S., tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
13. Garantías del Derecho de Acceso.
Open Automation S.A.S., garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de' éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
Open Automation S.A.S., garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de' éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
14. Consultas
Los titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, Open Automation S.A.S., garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales Open Automation S.A.S., garantiza:
- Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes los cuales se detallan en el protocolo al titular de datos.
- Utilizar los servicios de reclamaciones que tiene en operación.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de OCHO (8) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 8 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Los titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, Open Automation S.A.S., garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales Open Automation S.A.S., garantiza:
- Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes los cuales se detallan en el protocolo al titular de datos.
- Utilizar los servicios de reclamaciones que tiene en operación.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de OCHO (8) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 8 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
15. Reclamos.
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los debe res contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través de la Gerencia General. El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el decreto1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen..
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los debe res contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través de la Gerencia General. El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el decreto1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen..
16. Rectificación y actualización de datos.
Open Automation S.A.S., tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados en el protocolo al titular de datos. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición. Open Automation S.A.S., tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular.
En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes. Open Automation S.A.S., podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados y que se pondrán a disposición de los interesados en las páginas web.
Open Automation S.A.S., tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados en el protocolo al titular de datos. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición. Open Automation S.A.S., tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular.
En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes. Open Automation S.A.S., podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados y que se pondrán a disposición de los interesados en las páginas web.
17. Supresión de datos.
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Open Automation S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
- Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Open Automation S.A.S.
Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
- El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
- Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Open Automation S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
- Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Open Automation S.A.S.
Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
- El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
- Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
18. Revocatoria de la autorización.
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, Open Automation S.A.S., deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que Open Automation S.A.S., deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, Open Automation S.A.S., deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que Open Automation S.A.S., deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
19. Seguridad de la información y medidas de seguridad.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, Open Automation S.A.S., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, Open Automation S.A.S., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
20. Utilización transferencia internacional de datos personales e información personal por parte de Open Automation S.A.S.
Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con Open Automation S.A.S., la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación del presente manual se autoriza expresamente a Open Automation S.A.S. para transferir Información Personal. La información será transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con Open Automation S.A.S..
Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, Open Automation S.A.S., tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar este manual, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación propia de la relación con Open Automation S.A.S., y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.
Open Automation S.A.S., también puede intercambiar Información Personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con Open Automation S.A.S., la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación del presente manual se autoriza expresamente a Open Automation S.A.S. para transferir Información Personal. La información será transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con Open Automation S.A.S..
Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, Open Automation S.A.S., tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar este manual, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación propia de la relación con Open Automation S.A.S., y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.
Open Automation S.A.S., también puede intercambiar Información Personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
21. Función de protección de datos personales al interior de Open Automation S.A.S.
Open Automation S.A.S. Como institución, y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuara como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; pero todos los funcionarios serán responsables por la confidencialidad, manejo y custodia de la información. Las distintas dependencias que requieran de la información para poder ejecutar sus actividades tienen la responsabilidad de administrarla y clasificarla de acuerdo a su importancia, estableciendo controles de acceso a esta.
Open Automation S.A.S. designa en la Gerencia General o quien haga sus veces, como la persona que recibirá, procesara y canalizara las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia ya mencionadas encargadas del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entraran a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
En el evento en que usted considere que Open Automation S.A.S., dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación motivada dirigida a Open Automation S.A.S., nuestro domicilio social está ubicado en la Carrera 19#185-53 AP 205 CR Hacienda San Antonio, Bogotá D.C. Colombia, nuestro teléfono +57 324 4306470 o a la cuenta de Correo electrónico info@openautomationcol.com
Open Automation S.A.S. Como institución, y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuara como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; pero todos los funcionarios serán responsables por la confidencialidad, manejo y custodia de la información. Las distintas dependencias que requieran de la información para poder ejecutar sus actividades tienen la responsabilidad de administrarla y clasificarla de acuerdo a su importancia, estableciendo controles de acceso a esta.
Open Automation S.A.S. designa en la Gerencia General o quien haga sus veces, como la persona que recibirá, procesara y canalizara las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia ya mencionadas encargadas del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entraran a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
En el evento en que usted considere que Open Automation S.A.S., dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación motivada dirigida a Open Automation S.A.S., nuestro domicilio social está ubicado en la Carrera 19#185-53 AP 205 CR Hacienda San Antonio, Bogotá D.C. Colombia, nuestro teléfono +57 324 4306470 o a la cuenta de Correo electrónico info@openautomationcol.com